尊敬的招标方：
您好！我是XX公司的造价员，负责本次投标项目的预算编制和报价工作。首先，感谢您给予我们参与此次投标的机会。然而，在深入了解了项目需求后，我们经过慎重考虑，决定撤回我们的投标文件。在此，我向您说明原因并表达我们的歉意。
一、原因说明
1.项目需求调整：在准备投标文件的过程中，我们了解到项目需求发生了一些变化，这些变化可能会影响到我们的报价策略和成本控制。为了确保报价的准确性和合理性，我们需要重新评估和调整预算方案。
2.内部资源调配：由于公司近期承接了其他重要项目，导致人力资源紧张。为确保所有项目的顺利进行，我们不得不重新分配内部资源，这可能导致本项目团队无法全力投入。
3.风险评估：通过对项目的深入分析，我们认为该项目存在一定的风险因素，如市场波动、政策调整等，这些不确定性可能会对我们的成本和收益产生影响。基于谨慎原则，我们决定重新审视项目的可行性。
二、后续安排
尽管我们决定退出本次投标，但我们仍然对贵项目充满兴趣。在未来的合作中，我们将更加关注项目需求的变化，及时调整预算方案和报价策略，确保为您提供最优质的服务。同时，我们也期待与贵方在其他领域开展合作，共同探索新的商业机会。
三、致歉与感谢
我们深知此次撤标给您的工作带来了一定的不便，对此我们深表歉意。请您谅解我们的决定，并相信这是出于对我们双方利益考虑的最佳选择。同时，我们衷心感谢您给予我们的信任和支持，希望未来有机会再次与您携手合作。
再次为此次撤标向您表示歉意，并祝愿贵项目的招标工作取得圆满成功！
此致
敬礼！
XX公司
造价员：[您的姓名]
日期：[填写日期]