尊敬的同学们：
近期，我们注意到有同学反映关于英语四级考试班级未收到通知的问题。首先，我们对由此给大家带来的不便表示歉意，并在此就此事进行详细说明，并提出相应的改进措施。
一、情况说明
1.通知流程：通常情况下，学校教务处会提前通过官方渠道发布英语四级考试的报名通知。随后，学院教学秘书会将相关消息转发至各班辅导员，由辅导员在班级群里通知大家。
2.本次事件：据调查，由于近期教务系统更新和教师调整等原因，导致部分班级的辅导员未能及时接收到教学秘书的通知。因此，出现了部分班级未得到英语四级考试报名通知的情况。
二、改进措施
1.加强沟通：我们将要求教学秘书与辅导员之间建立更紧密的沟通机制，确保信息传递的时效性和准确性。同时，鼓励辅导员主动关注教务系统的相关动态，以便于第一时间掌握考试报名信息。
2.增设提醒：为了预防类似情况再次发生，我们将在教务系统中增设考试提醒功能。当有新考试时，系统将自动向相关负责人员发送提醒，以确保信息的及时传达。
3.定期培训：针对教务系统和各类通知流程，我们将定期为辅导员和相关工作人员提供培训，以提高他们的工作效率和信息处理能力。
4.设立反馈渠道：为了方便同学们及时反映问题，我们将设立专门的反馈渠道（如邮箱、电话等），并确保问题能够得到快速响应和处理。
三、建议
1.同学们应主动关注教务处官方网站或公众号，以便及时了解最新的考试信息。
2.若遇到类似问题，请及时通过反馈渠道向我们反映，我们将及时核实并予以解决。
3.鼓励同学们互相提醒和帮助，共同营造一个良好的学习氛围。
最后，再次对此次事件给大家带来的不便表示歉意，并感谢大家的理解和支持。我们将努力改进工作，为大家提供更优质的服务。
此致
敬礼！
[贵校/学院名称]
[日期]